Riunioni Outlook Calendar
Come prenotare una Sala* (Riunione) con Outlook Calendar
1. Come rendere visibili le sale interessate.
1.1 Cliccare su "Aggiungi Calendario", altrimenti cliccare sui tre puntini
1.2 Aggiungi e condividi -> Aggiungi
1.3 Da elenco sale…
Si presenteranno diverse sale, divise per luogo (sede). Selezionare solo quelle delle interessate.
1.4 Bisogna evidenziare le sale e successivamente cliccare sul pulsante “Sale”.
Esempio: per le sedi di Varedo, si andranno ad inserire solo le Sale Ingresso, Interna e Demo.
in questo modo adesso potremmo vedere le Sale.
2. Come prenotare una riunione
Per prenotare una riunione (occupare una sala), bisogna andare in:
2.1 Andare in “Nuova riunione” (riferimento immagine 1)
2.2 Riempire i campi “titolo” e inserire i partecipanti. Successivamente andare su “Luogo” (Riferimento immagine 2)
Come nel punto 1.4, bisogna evidenziare la stanza che si vuole occupare, cliccare su “Sale” e confermare con “Ok”.
In questo modo avremo impostato la riunione e riservato la sala.
*NOTA PER LA PUBBLICAZIONE SUGLI SCHERMI MULTIMEDIALI
Se si vuole far apparire l'evento sugli schermi multimediali (es. schermo all'ingresso della sede Grassobbio), sarà necessario inviare una mail con le informazioni descrittive a: marketing@biogard.it . L'ufficio marketing provvederà alla pubblicazione delle informazioni.
Il vecchio sistema di prenotazione delle sale (attraverso le cartelle pubbliche) rimarranno disponibili entro il 29 Marzo 2024.
3. Problemi comuni
1. "impossibile aggiornare"
questo errore si può risolvere aggiornando outlook.
quindi andare in File -> Account di office -> Aggiornamenti di Microsoft 365 e Office -> Aggiorna Adesso.
2. "Non hai i permessi per creare un'entreata in questa cartella. Click destro sulla cartella e cliccare su proprietà..."
Per risolvere questo problema basta cliccare sul proprio calendario e fare "Nuova Riunione"
In questa finestra dovremmo inserire tutti i dati e partecipanti della riunione, successivamente si può inserire il nome della
sala sulla barra (evidenziato in verde, altrimenti, si può cliccare su "Luogo" (freccia rossa) e scegliere la sala da occupare.
In questo caso voglio occupare la Sala Interna, quindi la clicco, clicco in basso sul pulsante "Stanza"
(Altrimenti si clicca due volte sul nome della stanza che si vuole occupare) e clicco OK.
Dopo aver selezionato la stanza e, se è disponibile, dovrebbe apparire sul calendario.
